Налаштування та перше замовлення

Цей гайд допоможе вам налаштувати систему bims та створити ваше перше замовлення. Ми пройдемо всі необхідні кроки від первинного налаштування до створення та управління першим замовленням.

Первинне налаштування

Налаштування профілю компанії

1. Перейдіть до розділу Налаштування → Компанія (у лівому меню)
2. У вкладці «Компанія» заповніть основну інформацію:
   • Назва компанії
   • Телефон та E-mail
   • Сайт (необов'язково)
   • Часовий пояс — за замовчуванням Europe/Kyiv (GMT+2)
   • Округлення ціни — оберіть правило округлення суми замовлення (без округлення, до одиниць, до десятків, до сотень)
   • Виїзне обслуговування — увімкніть, якщо надаєте послуги на об'єктах клієнтів (поле «Адреса» стане обов'язковим у замовленнях)
3. Перейдіть у вкладку «Розклад» і налаштуйте робочі години компанії:
   • Розгорніть панель потрібного дня, увімкніть «Робочий день» та вкажіть часові інтервали (початок і кінець)
   • За потреби додайте кілька інтервалів для обідньої перерви
   • Натисніть «Скопіювати на всі дні» для однакового графіка на весь тиждень
4. Натисніть «Зберегти»

Налаштування ролей та доступів

Перш ніж додавати співробітників, визначте, які ролі потрібні у вашій компанії (наприклад, «Менеджер», «Виконавець»).

1. Перейдіть до розділу Налаштування → Ролі та доступи
2. Натисніть «⊕ Додати»
3. Введіть Назву ролі
4. Розгорніть групи дозволів і встановіть прапорці навпроти потрібних прав. Використовуйте «Вибрати всі в групі» для швидкого налаштування, потім вручну зніміть зайві.
5. Натисніть «Зберегти та закрити»

Лічильник у заголовку кожної групи (наприклад, «3/8») показує, скільки прав із групи вже увімкнено.

Налаштування філіалу

1. Перейдіть до розділу «Філіали» (у лівому меню)
2. Виберіть наявний філіал і натисніть «Редагувати» або створіть новий кнопкою «Додати»
3. У вкладці «Філіал» введіть назву підрозділу
4. Перейдіть у вкладку «Адреса» та натисніть «Редагувати»:
   • Введіть адресу вручну або скористайтеся пошуком на карті
   • Заповніть поля: країна, місто, вулиця, будинок та додаткові деталі
5. Натисніть «Зберегти адресу», потім «Зберегти»

Додавання виконавців та їх розклад

Створення облікових записів виконавців

1. Перейдіть до розділу «Користувачі» (у лівому меню)
2. Натисніть кнопку «⊕ Додати» у верхній панелі
3. Заповніть форму:

Вкладка «Користувач»:

• Фото — завантажте аватар (JPG, PNG, GIF)
• Ім'я* — повне ім'я виконавця (до 100 символів)
• Телефон* — контактний номер
• E-Mail* — електронна пошта (до 100 символів); використовується як логін для входу в систему
• Пароль* та Підтвердження пароля* — обов'язкові при створенні (мінімум 8 символів)
• Філіал* — оберіть підрозділ (наприклад, «Головний»)
• Команда — група виконавців (необов'язково)
• Кваліфікація — рівень майстерності (необов'язково)
• День народження — необов'язково
• Роль* — оберіть роль, яку ви налаштували раніше
• Примітки — службові нотатки (до 1000 символів)

Блок «Винагорода» (якщо є відповідні права):

• Тип винагороди* — оберіть модель розрахунку
• Фіксована — базова ставка (мінімальна гарантована оплата)
• Відсоткова — тип бази та числове значення

Вкладка «Адреса»:

• Вкажіть адресу проживання виконавця
• Скористайтеся інтерактивною картою для точного визначення координат
• Додайте примітки (код домофона, орієнтири)

Вкладка «Послуги»:

• Відмітьте послуги, які виконавець може надавати
• Натисніть «Зберегти» у цій вкладці

Вкладка «Доступність»:

Вкладка розділена на дві частини:

• Робочі години — 7 днів тижня у вигляді розгортуваних панелей. Для кожного дня: увімкніть «Робочий день», додайте інтервали (Початок / Кінець). Кнопка «Скопіювати на всі дні» доступна лише для першого дня і поширює графік на весь тиждень.
• Виключення — особливі дати (свята, відпустки). Введіть Дату і Назву (до 100 символів) та натисніть «+». Для кожного виключення можна налаштувати скорочений робочий день або позначити як вихідний.

4. Натисніть «Зберегти та закрити»

Поради:

• Виключення мають вищий пріоритет над стандартним тижневим графіком
• Призначайте лише ті послуги, які виконавець дійсно кваліфікований виконувати

Створення каталогу послуг

Планування структури каталогу

Каталог організований у вигляді дерева підрозділів, послуг і товарів. Рекомендована структура:

📁 Прибирання (підрозділ)
   ├── 📄 Генеральне (послуга)
   ├── 📄 Поверхневе (послуга)
   └── 📄 Погодинне (командна послуга)

📁 Ремонт (підрозділ)
   ├── 📄 Косметичний (послуга)
   └── 📄 Капітальний (командна послуга)

Додавання підрозділів (категорій)

1. Перейдіть до розділу «Каталог» (у лівому меню)
2. Натисніть «⊕ Додати» → оберіть «Додати підрозділ»
3. Заповніть форму:
   • Розташування — «Головний» для кореневого рівня
   • Тип* — «Підрозділ» (вже обрано)
   • Назва* — наприклад, «Прибирання»
   • Колір — оберіть для кореневих підрозділів; відображатиметься на картках послуг у замовленнях
4. Натисніть «Зберегти»

Додавання послуг

1. У розділі «Каталог» натисніть «⊕ Додати» → «Додати послугу чи товар» (або оберіть ⋮ поряд із потрібним підрозділом → «Додати послугу чи товар»)
2. Заповніть форму:

Основні поля:

• Розташування — оберіть батьківський підрозділ
• Тип* — «Послуга» (погодинна / за обсягом) або «Командна послуга» (фіксована ціна)
• Назва* — введіть чітку назву (до 100 символів)
• Одиниця вимірювання — оберіть відповідну (м², год, шт тощо)
• Ціна — вкажіть базову вартість; якщо залишити порожнім — відобразиться «ціна за домовленістю»

Блок «Винагорода виконавцю» (якщо є відповідні права):

• Увімкніть перемикач і оберіть тип: Фіксована, За кожну послугу або % від ціни

Блок «Виконавці»:

• Відмітьте виконавців, які можуть надавати цю послугу
• Використовуйте кнопку «Всі» для швидкого вибору

3. Натисніть «Зберегти»

Поради:

• Для послуги за обсягом ціна і винагорода розраховуються пропорційно до обсягу
• Для командної послуги ціна фіксована незалежно від кількості виконавців
• Ціну завжди можна змінити вручну при додаванні послуги до конкретного замовлення
• Щоб скопіювати схожу послугу, скористайтеся кнопкою «Копіювати» у шапці панелі

Додавання першого клієнта

Створення контакту клієнта

1. Перейдіть до розділу «Контакти» (у лівому меню)
2. Натисніть кнопку «⊕ Додати»
3. У вкладці «Клієнт» заповніть:

Обов'язкові поля:

• Ім'я* — повне ім'я клієнта
• Телефон* — контактний номер
• Джерело* — як клієнт дізнався про компанію (телефон, Instagram, сайт, рекомендація тощо)

Необов'язкові поля:

• E-Mail, соцмережі (Instagram, Facebook, Telegram, WhatsApp)
• День народження
• Теги — для групування клієнтів
• Улюблений виконавець
• Примітки — особливі вимоги клієнта

4. Натисніть «Зберегти» (або «Зберегти та закрити»)
5. Перейдіть у вкладку «Адреса» та натисніть «Додати»
6. Введіть адресу вручну або знайдіть через карту Google Maps
7. Натисніть «Зберегти адресу»

Поради:

• Заповнюйте поле «Джерело» для аналізу ефективності каналів залучення
• Клієнт може мати кілька адрес — це прискорить оформлення замовлень на різні локації
• Чорний список та теги допоможуть сегментувати базу клієнтів

Створення першого замовлення

Підготовка до створення замовлення

Перевірте, що:

• Є хоча б один виконавець з налаштованим графіком і призначеними послугами
• Є хоча б одна послуга у каталозі
• Є хоча б один клієнт з адресою
• Ви знаєте бажану дату, час та послугу

Створення замовлення

1. Перейдіть до розділу «Замовлення» (у лівому меню)
2. Натисніть кнопку «⊕ Додати»
3. Заповніть форму:

Вкладка «Замовлення»:

• Статус* — оберіть «Нове»
• Дата* — оберіть дату виконання з календаря
• Час* — вкажіть час початку
• Тривалість* — вкажіть кількість годин або слотів
• Клієнт* — оберіть з бази або створіть нового (іконка ✏️ поруч відкриває швидке редагування)
• Адреса* — оберіть з адрес клієнта (іконка 📍 показує на карті)
• Філіал* — підрозділ, що виконує замовлення
• Опис — деталі та особливі вимоги (необов'язково)

Вкладка «Послуги»:

• Натисніть «⊕ Додати» та оберіть послугу з ієрархічного списку (категорія → послуга)
• Вкажіть кількість; ціна розрахується автоматично (можна змінити вручну)
• Натисніть «Виконавці» та призначте спеціаліста на послугу
• Блок автоматичних розрахунків показує суму, собівартість і прибуток у реальному часі

Фінансові блоки (права панель):

• Передоплата — карта, готівка, дата; зменшує суму «До сплати»
• Оплата — карта, готівка; індикатор «До сплати» стає зеленим при повній оплаті і червоним при наявності боргу
• Підсумки — До сплати, Сплачено, Всього; оновлюються автоматично

4. Натисніть «Зберегти» або «Зберегти та закрити»

Поради:

• Не забувайте призначати виконавців після додавання послуг
• Використовуйте опис для складних або нестандартних замовлень
• Завжди фіксуйте передоплати — вони автоматично враховуються у фінансовій звітності

Підтвердження та активація замовлення

1. Після створення замовлення воно з'явиться у списку зі статусом «Нове»
2. Перевірте всі деталі у панелі передперегляду
3. Зв'яжіться з клієнтом та виконавцями для підтвердження
4. Після підтвердження змініть статус на «Виконується» через форму швидкого редагування ✏️ або повне редагування

Управління замовленням

Статуси замовлення

Редагування замовлення

Форму редагування можна відкрити трьома способами: клік на іконку ✏️ у таблиці, кнопка «Редагувати» у панелі передперегляду, або подвійний клік на рядок замовлення.

Доступні для зміни: дата та час, послуги та кількість, виконавці, фінансова інформація, статус, опис.

Завершення замовлення

1. Після завершення робіт змініть статус на «Завершене»
2. Відкрийте замовлення у формі редагування
3. У правій панелі заповніть блок «Оплата»: вкажіть суму карткою та/або готівкою
4. Переконайтеся, що «До сплати» показує 0,00 (індикатор зелений)
5. Натисніть «Зберегти» та змініть статус на «Сплачене»
6. За бажанням заповніть «Зворотній зв'язок» — оцінка клієнта (1–5 зірок) та коментар

✅ Best practice — замість видалення скасованих замовлень змінюйте статус на «Скасоване»: так зберігається статистика для аналізу.

Висновок

Ви налаштували систему bims та готові до роботи з першими замовленнями! Тепер ви можете:

• Управляти командою виконавців та їх графіками роботи
• Надавати різноманітні послуги з гнучкими моделями винагороди
• Створювати та відстежувати замовлення з повним фінансовим обліком
• Аналізувати ефективність роботи команди та каналів залучення клієнтів

Наступні кроки:

• Додайте більше виконавців, послуг і клієнтів
• Налаштуйте автоматичні сповіщення у розділі Налаштування → Сповіщення
• Підключіть месенджери для автоматичного отримання лідів у Налаштування → Месенджери
• Використовуйте розділ «Розклад» для планування замовлень і контролю доступності виконавців

Якщо у вас виникли питання або потрібна допомога, звертайтеся до служби підтримки support@bims.com.ua.