Ліди: Підключення месенджерів та управління воронкою продажів

Цей гайд допоможе вам налаштувати інтеграцію з месенджерами та ефективно управляти лідами в системі bims. Ви дізнаєтеся, як підключити Telegram, Facebook та Instagram, а також як працювати з канбан-дошкою лідів для максимальної конверсії.

Підключення Telegram

Переваги інтеграції з Telegram:

• Автоматичне створення лідів з повідомлень
• Централізоване управління чатами
• Збереження всієї історії комунікації
• Швидка конвертація лідів у замовлення

Крок 1: Створення Telegram-бота

1. Відкрийте Telegram на будь-якому пристрої
2. У рядку пошуку введіть @BotFather та оберіть бота з блакитним значком підтвердження (або перейдіть за посиланням https://t.me/BotFather)
3. Натисніть Запустити (або введіть /start)
4. Введіть команду /newbot
5. Введіть ім'я для бота — це назва, яку бачитимуть клієнти (наприклад, Best Cleaners)
6. Введіть username для бота — унікальна назва для посилання, яка закінчується на «bot» (наприклад, BestCleanersBot)

⚠️ Важливо: username неможливо змінити після створення. Оберіть його ретельно.

7. Збережіть API token — після створення BotFather надішле повідомлення з токеном. Він знадобиться для підключення до bims.
8. Відкрийте вашого бота за посиланням та натисніть Start для активації.

⚠️ Бот може бути підключений лише до одного сервісу одночасно!

Крок 2: Налаштування бота (опціонально)

У @BotFather доступні команди для налаштування зовнішнього вигляду бота:

Рекомендації: додайте логотип компанії як фото профілю, вкажіть призначення бота та години роботи в описі.

Крок 3: Підключення до bims

1. Перейдіть до розділу Налаштування → Месенджери
2. Знайдіть картку Telegram та натисніть кнопку «Підключити»
3. У полі «API token» вставте токен, отриманий від BotFather
4. Натисніть «Перевірити» для перевірки валідності токена
5. Після успішної перевірки натисніть «Додати»
6. Система налаштує вебхук — статус зміниться на «Підключено» з іконкою ✓

Перевірка інтеграції Telegram

Надішліть тестове повідомлення у вашого бота. Перейдіть до розділу "Ліди" — нове звернення має з'явитися у колонці "Новий".

Поширені проблеми:

Підключення Facebook Messenger

Переваги інтеграції з Facebook:

• Автоматичне отримання повідомлень зі сторінки Facebook
• Централізоване управління всіма каналами комунікації
• Збереження історії чатів
• Швидка обробка запитів клієнтів

Вимоги: публічна сторінка Facebook з правами адміністратора та бізнес-акаунт Meta.

Підключення

1. Перейдіть до розділу Налаштування → Месенджери
2. У картці Facebook натисніть кнопку «Підключити»
3. Натисніть кнопку «Login with Facebook» та авторизуйтесь у бізнес-акаунті
4. Оберіть бізнес-акаунти, до яких надаєте доступ
5. Оберіть сторінки, з яких будете отримувати повідомлення
6. Натисніть кнопку «Зберегти» — всі потрібні доступи будуть обрані автоматично
7. Натисніть кнопку «Зрозуміло» для завершення налаштування

Перевірка інтеграції Facebook

Надішліть тестове повідомлення через Messenger на вашу Facebook-сторінку. Перейдіть до розділу "Ліди" — нове звернення має з'явитися у колонці "Новий".

Поширені проблеми:

Важливі застереження:

💡 Не змінюйте пароль — не змінюйте пароль Facebook-акаунту, через який проводилася авторизація: це може призвести до припинення роботи інтеграції.

💡 Двофакторна автентифікація — не вносьте зміни у налаштування 2FA після підключення.

💡 Правила Meta — дотримуйтесь правил Meta, порушення може призвести до блокування сторінки та припинення роботи інтеграції.

Підключення Instagram Direct

Переваги інтеграції з Instagram:

• Автоматичне отримання повідомлень з Instagram Direct
• Централізоване управління всіма каналами комунікації
• Збереження історії чатів
• Швидка обробка запитів клієнтів

Крок 1: Перехід на професійний обліковий запис Instagram

Інтеграція працює лише з акаунтами типу Business або Creator.

У браузері на ПК:

1. Перейдіть у профіль Instagram → «Більше» → «Налаштування»
2. Оберіть «Тип облікового запису й інструменти»
3. Натисніть «Перейти на професійний обліковий запис» та дотримуйтесь підказок

У мобільному застосунку:

1. Відкрийте профіль → «Налаштування та дії»
2. Оберіть «Тип облікового запису й інструменти»
3. Натисніть «Перейти на професійний обліковий запис»

Крок 2: Прив'язка Instagram до сторінки Facebook

У браузері на ПК:

1. Перейдіть до сторінки Facebook, якою керуєте
2. Відкрийте «Налаштування та конфіденційність» → «Налаштування»
3. Перейдіть у «Підключені облікові записи» → Instagram
4. Натисніть «Підключити обліковий запис» та авторизуйтесь в Instagram

У мобільному застосунку:

1. Відкрийте профіль Instagram → «Налаштування та дії»
2. Оберіть «Інструменти для бізнесу й засоби контролю»
3. Натисніть «Підключити або створити» та дотримуйтесь інструкцій

Крок 3: Увімкнення обміну повідомленнями

У браузері на ПК:

1. Перейдіть у «Підключені облікові записи» сторінки Facebook
2. Знайдіть обліковий запис Instagram
3. Увімкніть перемикач «Дозволити доступ до повідомлень Instagram у розділі «Вхідні»»

У мобільному застосунку:

1. Профіль Instagram → «Налаштування та дії»
2. «Повідомлення й відповіді на розповіді» → «Запити на повідомлення»
3. Увімкніть «Дозволити доступ до повідомлень»

⚠️ Назви пунктів меню можуть незначно відрізнятися залежно від регіону або версії застосунку.

Крок 4: Підключення у bims

1. Перейдіть до розділу Налаштування → Месенджери
2. У картці Instagram натисніть кнопку «Підключити»
3. Натисніть кнопку «Login with Facebook» та авторизуйтесь у бізнес-акаунті
4. Оберіть бізнес-акаунти, до яких надаєте доступ
5. Оберіть сторінки та акаунти Instagram для отримання повідомлень
6. Натисніть «Зберегти» (доступи будуть обрані автоматично)
7. Натисніть «Зрозуміло» для завершення

Перевірка інтеграції Instagram

Надішліть тестове повідомлення через Instagram Direct. Перейдіть до розділу "Ліди" — нове звернення має з'явитися у колонці "Новий".

Поширені проблеми:

Сторінка "Ліди"

Загальний огляд інтерфейсу

Сторінка "Ліди" — центральний модуль для управління вхідними зверненнями потенційних клієнтів. Ліди автоматично створюються з інтегрованих месенджерів або додаються вручну. Система відображає ліди у вигляді канбан-дошки з можливістю переміщення між етапами воронки та швидкої конвертації у замовлення.

Основні компоненти:

• Заголовок і панель дій — кнопки Додати, Фільтр та Скинути фільтр
• Панель фільтрів — поля для сортування та відбору за тегами, джерелом, філіалом і менеджером
• Блок "Нові повідомлення" — окрема панель над колонками з лідами, що мають непрочитані повідомлення
• Канбан-дошка — чотири колонки за статусами з лічильниками карток
• Блок "Нецільовий / Спам" — окрема секція з лідами, позначеними як спам
• Бічна панель деталей — відкривається при кліку на картку ліда; містить вкладки «Лід», «Чат» та «Замовлення»

Структура воронки продажів

Кількість лідів відображається у верхній частині кожної колонки.

Картка ліда

Кожна картка містить:

• Дата та час — коли надійшло звернення або коли лід оновлювався
• Джерело — звідки надійшов лід (Telegram, Facebook, Instagram, Viber, Телефон, Інтеграція)
• Зміст — текст звернення або опис (до 50 символів)
• Менеджер — хто відповідає за обробку
• Примітки — службові нотатки (до 50 символів, якщо є)
• Теги — позначки для категоризації ліда

Позначка нового повідомлення: якщо клієнт надіслав повідомлення і воно ще не опрацьоване, картка відображає блок "Нове повідомлення" з відносним часом отримання. Такі ліди також з'являються у блоці "Нові повідомлення" над дошкою для швидкого доступу.

Переміщення лідів (Drag & Drop)

Як переміщувати ліди:

1. Наведіть курсор на картку ліда
2. Затисніть ліву кнопку миші
3. Перетягніть картку в потрібну колонку
4. Відпустіть — лід автоматично змінить статус; зміна зберігається миттєво

Типові переходи:

• Новий → Спілкування (почали діалог)
• Спілкування → Створено замовлення (клієнт погодився)
• Спілкування → Втрачений (клієнт відмовився)
• Новий → Втрачений (спам або помилкове звернення)

Фільтрація лідів

Кнопка "Фільтр" відкриває панель із такими полями:

• Сортування — за датою створення або оновлення
• Теги — фільтр за конкретним тегом або всіма
• Джерело — Всі, Телефон, Instagram, Telegram, Facebook, Viber, Інтеграція
• Філіал — Всі або конкретний підрозділ
• Менеджер (лише для адміністраторів) — Всі, Непризначені або конкретний менеджер

Після вибору параметрів дошка оновлюється автоматично. Кнопка "Скинути фільтр" повертає дошку до стандартного відображення.

Додавання нового ліда вручну

1. Натисніть кнопку "⊕ Додати" у верхній частині сторінки
2. У полі Клієнт почніть вводити ім'я або телефон — виберіть з підказок або оберіть "Додати нового клієнта"
3. Заповніть обов'язкові поля:
   • Джерело* — Інтеграція, Instagram, Telegram, Viber, Телефон, Facebook
   • Статус* — оберіть початковий (зазвичай "Новий")
   • Філіал* — оберіть підрозділ
4. За потреби додайте Теги, Зміст та Примітки
5. Натисніть "Зберегти" — лід з'явиться у відповідній колонці дошки

Отримання першого ліда та обробка звернення

Відповідь в чаті

1. Клацніть на картку ліда для відкриття бічної панелі деталей
2. Перейдіть на вкладку "Чат"
3. Перегляньте всю історію переписки — повідомлення від клієнта відображаються ліворуч, відповіді менеджера — праворуч
4. Введіть повідомлення у поле внизу
5. Натисніть "Надіслати" — повідомлення надійде клієнту в месенджер і синхронізується автоматично

Якщо лід має статус "Новий" і менеджер надсилає перше повідомлення, статус автоматично змінюється на "Спілкування".

Перегляд деталей ліда

Клацання на картку відкриває бічну панель з трьома вкладками:

Вкладка "Лід" — повна інформація про звернення (дата, статус, джерело, філіал, менеджер, зміст, примітки, теги) та контактні дані клієнта (ім'я, телефон, пошта, Instagram, Facebook, Telegram, WhatsApp, X, адреса, день народження, улюблений виконавець).

Вкладка "Чат" — повна історія переписки. Повідомлення синхронізуються з месенджером клієнта автоматично.

Вкладка "Замовлення" — доступна, якщо лід ще не є втраченим. Дозволяє переглянути існуюче замовлення або створити нове прямо з ліда.

Створення замовлення з ліда

Конвертація ліда у замовлення

1. Відкрийте деталі ліда та перейдіть на вкладку "Замовлення"

2. Перевірте автоматично заповнені поля (клієнт, адреса)

3. Заповніть необхідні деталі:

   Вкладка "Замовлення":

   • Статус* — оберіть початковий стан
   • Дата*, Час*, Тривалість*
   • Опис — деталі та особливі вимоги

   Вкладка "Послуги":

   • Натисніть "⊕ Додати" та оберіть послугу з ієрархічного списку
   • Вкажіть кількість та призначте виконавців

4. Натисніть "💾 Зберегти" — замовлення створено, лід автоматично отримає статус "Створено замовлення" та переміститься у зелену колонку

Позначення як нецільовий / Спам

1. Відкрийте деталі ліда
2. Натисніть "Нецільовий / Спам" у шапці панелі
3. У діалозі вкажіть причину та підтвердіть
4. Лід переміститься до блоку "Нецільовий / Спам" і не відображатиметься серед активних лідів

Аналіз та вдосконалення

Аналіз ефективності

• Використовуйте фільтр за джерелом для порівняння ефективності каналів (Telegram, Facebook, Instagram)
• Використовуйте фільтр за менеджером (адміністратори) для оцінки продуктивності команди та часу реакції
• Аналізуйте кількість лідів у колонці "Втрачений" — записуйте причини у примітках для вдосконалення процесів

Вдосконалення процесів

• Швидка реакція — блок "Нові повідомлення" над дошкою завжди показує звернення, що потребують уваги першочергово
• Теги — використовуйте для категоризації за типом послуги або регіоном, потім швидко фільтруйте дошку
• Не видаляйте ліди — переводьте у статус "Втрачений" або позначайте як "Нецільовий / Спам": так зберігається статистика
• Правила розподілу — налаштовуються у Налаштування → Ролі та доступи; звичайні менеджери бачать лише призначені їм ліди

Висновок

Ви налаштували інтеграцію з месенджерами та дізналися, як ефективно управляти лідами в системі bims. Тепер ви можете:

• Отримувати ліди автоматично з Telegram, Facebook та Instagram
• Управляти воронкою продажів за допомогою канбан-дошки
• Відповідати клієнтам прямо з системи через вкладку "Чат"
• Швидко конвертувати ліди у замовлення

Поради для максимальної ефективності:

• Відповідайте на нові ліди якнайшвидше — блок "Нові повідомлення" над дошкою показує пріоритетні звернення
• Не видаляйте ліди — переводьте у статус "Втрачений" для збереження статистики
• Регулярно переглядайте канбан-дошку та обробляйте нові ліди в порядку надходження
• Використовуйте теги для категоризації та швидкої фільтрації

Якщо у вас виникли питання або потрібна допомога, звертайтеся до служби підтримки support@bims.com.ua.