Коментарі та файли
Цей посібник допоможе вам ефективно використовувати коментарі та файли для зберігання важливої інформації, нотаток і документів безпосередньо в картках контактів, замовлень, лідів, витрат та користувачів.
Коментарі
Що таке коментарі?
Коментарі — це текстові нотатки, які прикріплюються безпосередньо до картки сутності (контакту, замовлення або ліда). Вони дозволяють команді залишати важливі уточнення, нагадування або переписку, пов'язану з конкретним записом. Усі коментарі зберігаються в хронологічному порядку та містять ім'я автора і час створення.
Приклад: Менеджер залишає коментар до замовлення: «Клієнт просив передзвонити перед виїздом — мобільний не завжди доступний». Інший менеджер бачить нотатку і враховує це при роботі.
Де доступні коментарі
Коментарі доступні на сторінках:
- Контакти — картка контакту (вкладка або секція «Коментарі»)
- Замовлення — картка замовлення
- Ліди — картка ліда
Як додати коментар
- Відкрийте картку контакту, замовлення або ліда.
- Знайдіть секцію «Коментарі» на сторінці.
- Натисніть у поле введення та введіть текст коментаря (до 1000 символів).
- Натисніть кнопку «Додати».
- Коментар з'явиться у списку з вашим іменем та часом.
Результат: Коментар збережено та відображається у верхній частині списку — найновіші коментарі завжди зверху.
Як редагувати коментар
Редагувати можна лише власні коментарі (або будь-які — для користувачів з правом адміністратора).
- Знайдіть коментар у списку.
- Натисніть іконку ✏️ (олівець) праворуч від коментаря.
- Відредагуйте текст безпосередньо у полі.
- Натисніть «Зберегти» для підтвердження.
- Натисніть «Скасувати» або Escape для відміни змін.
Як видалити коментар
Видаляти можна лише власні коментарі (або будь-які — для користувачів з правом адміністратора).
- Знайдіть коментар у списку.
- Натисніть іконку 🗑️ (кошик) праворуч від коментаря.
- Підтвердіть видалення у діалоговому вікні.
⚠️ Увага: Видалення коментаря є незворотнім — відновити його неможливо.
Перегляд коментарів
Список коментарів відображається в хронологічному порядку, новіші — зверху. Кожен коментар містить:
- Аватар або ініціали автора
- Ім'я користувача, який залишив коментар
- Час — відносний (наприклад, «5 хв тому», «3 год тому») або дата для старих коментарів
- Текст коментаря з підтримкою Markdown-форматування
💡 Корисні поради для коментарів
✅ Командна робота — коментарі бачать усі члени команди з доступом до картки, тому пишіть чітко і по суті
✅ Хронологія — коментарі зберігають повну історію комунікації по сутності, тому не видаляйте важливі нотатки
⚠️ Ліміт — максимальна довжина одного коментаря — 1000 символів. Для довгих нотаток розбивайте на кілька коментарів
⚠️ Права доступу — редагувати та видаляти можна лише власні коментарі. Для редагування чужих необхідні права адміністратора
Файли
Що таке файли?
Файли — це документи, зображення та інші вкладення, прикріплені безпосередньо до картки сутності. Вони дозволяють зберігати договори, акти, фотографії, рахунки та будь-які інші документи разом із записом, якого вони стосуються, без необхідності шукати їх у зовнішніх сховищах.
Приклад: До замовлення прикріплено підписаний акт виконаних робіт у форматі PDF та фотографію «до/після» у форматі JPG. Менеджер може відкрити їх прямо з картки замовлення.
Де доступні файли
Файли доступні на сторінках:
- Контакти — картка контакту
- Замовлення — картка замовлення
- Витрати — картка витрати
- Користувачі — картка користувача
Підтримувані формати файлів
Система підтримує наступні типи файлів:
| Тип | Формати |
|---|---|
| Зображення | JPG, JPEG, PNG, GIF, WEBP |
| Документи | PDF, DOC, DOCX, TXT |
| Таблиці | XLS, XLSX, CSV |
| Архіви | ZIP, RAR, 7Z |
| Медіа | MP4, MP3 |
⚠️ Максимальний розмір одного файлу — 50 МБ.
Як завантажити файл
- Відкрийте картку контакту, замовлення, витрати або користувача.
- Знайдіть секцію «Файли» на сторінці.
- Натисніть іконку 📎 для відкриття діалогу вибору файлу.
- Оберіть файл на вашому пристрої.
- Поле «Опис» автоматично заповниться назвою файлу — за потреби відредагуйте його.
- Натисніть кнопку «Завантажити».
- Після завантаження файл з'явиться у списку з іконкою типу, описом, назвою, розміром, автором та часом додавання.
Результат: Файл збережено у хмарному сховищі та доступний для завантаження з картки.
Як скачати файл
- Знайдіть файл у списку.
- Натисніть іконку ⬇️ (стрілка вниз) праворуч від файлу.
- Файл відкриється або завантажиться у новій вкладці браузера.
Як відредагувати опис файлу
- Знайдіть файл у списку.
- Натисніть іконку ✏️ (олівець) праворуч від файлу.
- Відредагуйте опис безпосередньо у полі (до 255 символів).
- Натисніть Enter або іконку ✓ для збереження.
- Натисніть Escape або іконку ✕ для скасування.
Як видалити файл
- Знайдіть файл у списку.
- Натисніть іконку 🗑️ (кошик) праворуч від файлу.
- Підтвердіть видалення у діалоговому вікні.
⚠️ Увага: Видалення файлу є незворотнім — файл буде видалено як з системи, так і зі сховища. Відновити його неможливо.
Перегляд списку файлів
Кожна картка файлу у списку містить:
- Іконку типу файлу (зображення, PDF, таблиця, архів тощо)
- Опис — назва, яку ввів користувач
- Оригінальну назву файлу та розмір
- Ім'я користувача, який додав файл
- Час додавання (відносний)
- Кнопки дій — скачати, редагувати опис, видалити
💡 Корисні поради для файлів
✅ Описові назви — одразу після завантаження змініть автозаповнений опис на зрозумілий: замість «scan0012.pdf» напишіть «Акт виконаних робіт, березень 2025»
✅ Формати — для документів використовуйте PDF, щоб гарантувати однаковий вигляд на будь-якому пристрої
✅ Ліміт сховища — загальний обсяг файлів обмежений налаштуваннями сховища вашого акаунту. Стежте за використанням у Налаштування → Сховище файлів
✅ Організація — прикріплюйте файли саме до тієї сутності, якої вони стосуються: акт — до замовлення, договір — до контакту, чек — до витрати
⚠️ Розмір — максимальний розмір одного файлу — 50 МБ. Для більших файлів стискайте їх або розбивайте на частини
⚠️ Формати — файли з розширеннями, що не входять до дозволеного списку (наприклад, .exe, .bat), не приймаються системою з міркувань безпеки
Порівняння: Коментарі vs Файли
| Характеристика | Коментарі | Файли |
|---|---|---|
| Тип даних | Текст | Будь-який файл |
| Де доступні | Контакти, Замовлення, Ліди | Контакти, Замовлення, Витрати, Користувачі |
| Редагування | Так (тільки свій або з правом delete) | Тільки опис |
| Видалення | Так (тільки свій або з правом delete) | Так (з правом delete) |
| Ліміт розміру | 1000 символів | 50 МБ на файл |
| Автор | Відображається з аватаром | Відображається з іменем |
| Коли використовувати | Нотатки, комунікація команди | Документи, зображення, вкладення |
Часті питання (FAQ)
Q: Чи можна редагувати чужий коментар? A: Ні, редагувати можна лише власні коментарі. Видаляти та редагувати чужі коментарі можуть лише користувачі з правом адміністратора.
Q: Де фізично зберігаються файли? A: Файли зберігаються у хмарному сховищі — вбудованому (5 ГБ включено з можливістю збільшення за додаткову плату) або у власному S3-сумісному сервісі, налаштованому адміністратором у розділі Налаштування → Сховище файлів.
Q: Чи бачать коментарі та файли всі користувачі? A: Так, всі користувачі з доступом до відповідної картки бачать усі коментарі та файли.
Q: Чи можна прикріпити кілька файлів одночасно? A: Наразі файли завантажуються по одному. Для кількох файлів повторіть процедуру завантаження.
Q: Що станеться з файлами при видаленні контакту або замовлення? A: Файли видаляються разом із записом автоматично — як з бази даних, так і зі сховища.
Q: Чи можна відновити видалений коментар або файл? A: Ні, видалення є незворотнім. Будьте уважні перед підтвердженням видалення.
Q: Чому кнопка «Завантажити файл» недоступна? A: Перевірте налаштування сховища у розділі Налаштування → Сховище файлів — можливо, сховище не налаштоване або вичерпано ліміт.
Успіхів у роботі! 🎉
Якщо у вас виникли питання або потрібна допомога, звертайтеся до служби підтримки support@bims.com.ua.