Коли наймати адміністратора в салон краси? І чому адміністратор без CRM — це одна з найдорожчих помилок власника

Багато власників салонів краси мріють про той момент, коли можна буде найняти адміністратора і нарешті перестати відповідати на повідомлення клієнтів о 22:00, вести записи в блокноті та самостійно вирішувати всі організаційні питання.

Здається, що адміністратор — це людина, яка автоматично зробить бізнес прибутковішим. На жаль, це один із найпоширеніших міфів у сфері краси.

Правда в тому, що адміністратор сам по собі не приносить прибуток. Навпаки — у більшості випадків він починає його зменшувати. Давайте розберемося чому.

Адміністратор — це витрата, а не джерело доходу

Перша помилка підприємців — сприймати адміністратора як інвестицію, яка одразу почне приносити гроші.

Насправді адміністратор — це нова стаття витрат. Власник починає оплачувати:

• заробітну плату;
• податки;
• навчання;
• адаптацію;
• лікарняні;
• відпустки;
• заміну на вихідних;
• помилки нового співробітника.

Якщо адміністратор отримує, наприклад, 25–35 тисяч гривень на місяць, то саме настільки має зрости прибуток компанії лише для того, щоб окупити його появу. І це ще без урахування інших витрат.

Адміністратор не збільшує кількість клієнтів

Часто можна почути:

"Найму адміністратора — і клієнтів стане більше."

Насправді адміністратор не створює попит.

• Він не запускає рекламу.
• Не будує маркетинг.
• Не робить салон популярним.

Його задача — якісно працювати з уже існуючим потоком звернень. Якщо заявок мало, адміністратор не вирішить цю проблему.

Найдорожча помилка — коли адміністратор працює "в голові"

У багатьох салонах все виглядає приблизно так:

• записи ведуться в Direct;
• частина інформації — у Viber;
• номери телефонів записані в контактах телефону;
• історія клієнтів знаходиться тільки в переписках;
• передоплати записані в нотатках або табличках.

У такій ситуації адміністратор стає єдиною людиною, яка знає, що відбувається в бізнесі. І це дуже небезпечно.

Що станеться, якщо адміністратор звільниться?

Це питання більшість власників ставить собі лише після того, як проблема вже сталася. Разом із адміністратором можуть зникнути:

• клієнтська база;
• історія записів;
• інформація про передоплати;
• коментарі до клієнтів;
• дані про постійних відвідувачів;
• переписки.

Новому адміністратору доведеться починати майже з нуля. А бізнес у цей час втратить гроші.

Чому адміністратор без CRM обходиться дорожче

Уявімо дві однакові студії.

Перша

Адміністратор працює лише з телефоном. Власник постійно телефонує:

• "Хто записаний завтра?"
• "Скільки сьогодні виручка?"
• "Чому клієнт не прийшов?"
• "Коли була остання процедура?"

Відповіді потрібно шукати вручну. Все залежить від пам'яті адміністратора.

Друга

Адміністратор працює в CRM. За декілька секунд можна побачити:

• запис клієнтів;
• історію відвідувань;
• останню процедуру;
• використані матеріали;
• передоплати;
• борги;
• фінанси;
• завантаженість майстрів.

Власнику навіть не потрібно телефонувати. Він усе бачить сам. Саме тому CRM економить час і адміністратора, і власника.

Без CRM ви просто купуєте собі вільний час

Багато власників кажуть:

"Я беру адміністратора, щоб самому менше працювати."

І це правильно. Але потрібно чесно розуміти:

• без CRM ви не заробляєте більше.

Ви просто платите зарплату за те, щоб хтось відповідав на повідомлення замість вас. Це не масштабування бізнесу. Це покупка власного часу. І це нормально, якщо ви це усвідомлюєте.

Коли адміністратор починає приносити прибуток

Лише тоді, коли працює за чіткою системою. Він повинен:

• швидко відповідати клієнтам;
• не втрачати звернення;
• нагадувати про записи;
• працювати з повторними візитами;
• продавати додаткові послуги;
• контролювати передоплати;
• вести фінанси;
• працювати за єдиними стандартами.

Зробити це якісно без CRM майже неможливо.

CRM + адміністратор = зовсім інший результат

bimsCRM -- українська CRM для сфери послуг.

Коли адміністратор працює у сучасній CRM-системі, власник отримує значно більше, ніж просто людину на рецепції. Він отримує контроль над бізнесом.

CRM допомагає:

• не втрачати заявки;
• автоматично нагадувати клієнтам про запис;
• бачити всі фінанси в реальному часі;
• контролювати роботу адміністратора;
• аналізувати завантаженість майстрів;
• бачити, звідки приходять клієнти;
• контролювати повторні записи;
• швидко навчати нових адміністраторів;
• захистити клієнтську базу.

У такому випадку адміністратор перестає бути "людиною, яка відповідає в Direct", і стає ефективним менеджером сервісу.

Коли вже час наймати адміністратора?

Ось кілька ознак:

• власник проводить більше 2–3 годин щодня у переписках;
• через повідомлення немає часу займатися розвитком бізнесу;
• клієнти чекають відповіді більше 15–30 хвилин;
• регулярно виникають помилки із записами;
• салон працює без вихідних;
• кількість звернень вже складно контролювати самостійно.

Якщо ви впізнали свій салон — час задуматися про адміністратора. Але спочатку впровадьте CRM. bimsCRM -- українська CRM для салонів краси та б'юті майстрів.

Висновок

Наймати адміністратора лише тому, що "так роблять усі", — погана стратегія.

Адміністратор не є чарівною пігулкою, яка автоматично збільшить прибуток. Без зрозумілих процесів він лише збільшить витрати бізнесу.

• Спочатку потрібно побудувати систему.
• Потім дати адміністратору інструмент для роботи.
• І лише тоді його поява почне приносити реальну користь.

Саме тому найкраще рішення для сучасного салону — це поєднання професійного адміністратора та CRM-системи.

CRM бере на себе контроль, автоматизацію та збереження всієї інформації, а адміністратор займається тим, що дійсно приносить цінність: якісним сервісом, турботою про клієнтів і розвитком продажів.

У такому тандемі виграють усі: власник отримує контроль над бізнесом, адміністратор — зручний інструмент для роботи, а клієнти — високий рівень сервісу. bimsCRM -- українська CRM для самозайнятих майстрів, салонів та студій краси.